217.5 Bestelproces[//]

Wanneer u voor deze optie kiest verschijnt een overzicht:

Kolommen op het scherm

Het waarschuwingsicoon in de eerste kolom wordt getoond als er locaties zonder selecties zijn, of personen die nog geen selecties hebben gemaakt. De locaties en personen die gecontroleerd worden staan in AFO 272 – Aanschafsuggesties.

Nr: de (file)naam van het aanwinstenbestand

Beschrijving: de korte beschrijving van het bestand

Inleesdatum: de datum waarop deze is ingelezen

Titels – aantal selecties: een teller met aantal titels zonder selecties / totaal aantal titels

Titels om te behandelen: toont het aantal titels dat verwerkt zal worden uit het betreffende bestand

Type: geeft aan of het bestand manueel tot stand is gekomen of geïmporteerd

Proces: geeft aan of het bestand zal worden behandeld. Dit werkt in samenhang met de optie “creëer bestellingen”. Standaard worden alle bestanden met selecties behandeld door de bestelprocedure en zal de kolom “verwerken” dus op “ja” staan. Eventueel kan dit handmatig op “nee” gezet worden wanneer u een of meerdere bestanden nog niet wilt behandelen (Optie “behandel/behandel niet”). Wanneer u dit probeert te doen voor een bestand zonder selecties verschijnt de volgende melding:

Wanneer u een bestand voor verwerking aan of uit wil zetten, en dit bestand heeft geen default leverancier, krijgt u de volgende waarschuwing:

Wanneer de leverancier alsnog wordt ingevoerd kan de status “verwerken” worden omgezet. De leverancier wordt toegekend aan alle titels die momenteel in het betreffende bestand geen leverancier hadden.

Locaties zonder selecties: toont een lijst van locaties (inst/loc) die nog geen selecties hebben gemaakt in het betreffende bestand. Alleen de locaties die ingesteld zijn in AFO 272 – Aanschafsuggesties worden behandeld.

Wanneer er helemaal geen selecties zijn gemaakt in het bestand, wordt ‘*ALLE*' getoond. Wanneer er meer dan vijf locaties zonder selecties zijn wordt alleen het aantal locaties nog getoond in plaats van de locatiecodes. Door te kiezen van de optie “locaties zonder selecties” wordt de complete lijst met locaties getoond:

Bestellers zonder selecties: toont de personen die nog geen selecties hebben gemaakt in het betreffende bestand. Ook hier worden alleen personen getoond die in AFO 272 – Aanschafsuggesties zijn geselecteerd.

Wanneer er nog niemand selecties heeft gemaakt wordt weer de term ‘*ALLE*' getoond. Wanneer er meer dan 5 personen niet hebben geselecteerd wordt weer alleen het aantal personen getoond, en kunt u met de optie “bestellers zonder selecties” in detail bekijken om welke personen het gaat. 

De optie “creëer bestellingen” start het proces waarin selecties worden omgezet in bestellingen. Zie paragraaf 217.5.1.

Overige opties op het scherm

Selecteer:  toont een lijst met titels uit het geselecteerde bestand met aanschafsuggesties die openstaande selecties hebben:

De “Totaal besteld/geselecteerd (exemplaren)” kolom wordt berekend door alle geselecteerde en bestelde exemplaren van alle selecteurs op te tellen.

Selecteer/wijzig leverancier: biedt de mogelijkheid om een leverancier te wijzigen of toe te kennen aan dit betreffende aanschafbestand. Dit is alleen mogelijk als de settings in AFO 272 – Aanschafsuggesties dit toestaan.

De leverancier kan gekozen worden in een uitklapmenu of zoekfunctie, afhankelijk van het aantal leveranciers dat in  AFO 272 – Overige is opgegeven:

Wanneer nu weer de betreffende titel wordt geselecteerd, worden de details voor deze specifieke titel getoond. Dit scherm is gelijk aan het scherm binnen het selectieproces, met als verschil dat hier standaard alle selecties van alle personen worden getoond (en dus niet alleen de eigen selecties). Hierdoor heeft de verantwoordelijke persoon voor bestellingen een compleet overzicht van de aangedragen selecties.

Alle functionaliteit die uitgelegd is in het gedeelte over het maken van selecties is ook hier van toepassing.

Dit scherm maakt het mogelijk om nog eventuele laatste aanpassingen aan de selecties te doen voordat het bestand definitief in bestellingen wordt omgezet.

Maak bestellingen van selecties:  Met deze optie zet u echter alleen de selecties van deze specifieke titel om in bestellingen.

217.5.1 Selecties omzetten in bestellingen

De optie “Creëer bestellingen” start het proces dat de selecties in het aanwinstenbestand omzet in bestellingen. Het proces omvat een aantal stappen, die zich grotendeels onzichtbaar voor de gebruiker voltrekken.

Voor iedere aanwinstenfile in de lijst, waar de vlag “Verwerken” op “ja” staat, bepaalt het systeem waar de bestellingen aangemaakt dienen te worden. Bibliografische en bestelgegevens worden daar aangemaakt, eventueel met behulp van samenvoegparameters.

·                Voor iedere geselecteerde titel in een lijst met aanschafsuggesties:

-                 Wordt de bibliografische titelbeschrijving weggeschreven in de productiedatabase indien deze nog niet daar aanwezig was (op basis van matching en samenvoeginstellingen uit het inleesprofiel dat gebruikt wordt). Binnen het standaard input/output profiel in AFO 133 is het mogelijk om een bewaarlijst op te geven voor niet gematchte records. Deze bewaarlijsten worden bijgewerkt terwijl de titels worden verwerkt.

-                 Worden bestelgegevens aangemaakt voor iedere titel, en deelbestellingen worden aangemaakt voor iedere selectie die aan de titel is gekoppeld.

-                 Wordt de bestelstatus aangepast op basis van de leveranciergegevens

-                 Wordt de status automatisch op verzonden gezet.

-                 Wordt de bestelling automatisch ontvangen als het besteltype in het importprofiel van het type is waarbij de bestellingen automatisch worden ontvangen (b.v. zichtzending).

-                 Wordt het bedrag dat open staat voor de selectie van het selectietotaal afgetrokken en toegevoegd aan het totaal verplichtingen in het betreffende budget.

-                 Worden de selecties gemarkeerd als “besteld” en het bestelnummer en –datum vastgelegd in de selecties in het aanschafbestand.

-                 Wordt het totaal aantal selecties op nul gezet in het aanschafsuggestie-bestand.

Let op

Tijdens het omzetten van selecties naar bestellingen worden niet de budgetstanden gecontroleerd. Dit is reeds gedaan op het moment dat de selecties werden gemaakt.

Wanneer een selectie is omgezet naar een bestelling, zijn de bestelgegevens op dat moment gekoppeld aan de betreffende titel in het productiebestand.

Nadat u op “OK” geklikt heeft toont het systeem een tekstbestand met een samenvatting van de bestellingen die door het proces zijn aangemaakt:

De samenvatting toont het nieuw aangemaakte interne bestelnummer, titelgegevens, ISBN/ISSN en het aantal deelbestellingen per locatie.

De bestellingen die door dit proces zijn aangemaakt zijn klaar om door het standaard printproces van de AFO's 251/252/253  te worden opgepikt (ervan uitgaand dat de optie “verzenden” op “Ja” staat en de bestellingen niet op automatisch verzenden staan.

Wanneer selecties worden omgezet in bestellingen, maakt het systeem normaliter één bestelling aan voor elke verwerkte titel. Wanneer de parameter Aanmaak multi-titel bestelling is aangevinkt voor een aanwinstenbestand, dan zal er één meerregelige bestelling aangemaakt worden per leverancier.

Voorbeeld als Aanmaak multi-titel bestelling WEL aangevinkt is:

Voorbeeld als Aanmaak multi-titel bestelling NIET aangevinkt is:

Wanneer selecties worden omgezet in bestellingen, controleert het systeem de waarde in de parameter Minimum aantal selecties en verwerkt geen titels zolang dit aantal niet is bereikt.